Of een organisatie continu verbetert of vooral reageert op brandjes, hangt voor een groot deel van de managers af. De manier waarop zij hun rol invullen bepaalt hoe medewerkers met procesproblemen om gaan. In dit artikel laat ik, misschien wat zwart – wit (of toch niet?), zien hoe leidinggevenden met verschillende onderwerpen omgaan.
In welke manager herken jij jezelf of jouw eigen leidinggevende in?
1 Omgaan met Procesproblemen
Manager brandjes blussen
- Is het probleem opgelost?
- Wanneer denk je dat het probleem is opgelost?
Manager continu verbeteren
- Weet je wat het probleem precies is?
- Goed dat het probleem is opgelost. Weet je ook wat de bronoorzaak van het probleem was
- Wat heb je gedaan zodat de bronoorzaak niet weer tot problemen leidt
- Wie kan je helpen bij het zoeken naar de oorzaak?
De manager van brandjes blussen ziet procesproblemen als vervelende onderbrekingen van de productiviteit. De manager van continu verbeteren ziet procesproblemen als een kans om het proces beter te maken.
2 Omgaan met een actielijst
Manager brandjes blussen
- Het is belangrijk dat jij deze actie gaat uitvoeren.
- Is de actie klaar?
- Weet iemand nog wat we met deze actie bedoelden?
Manager continu verbeteren
- Wat is het resultaat van je actie?
- Voldoet dit resultaat aan je verwachting?
- Welke kennis heb je opgedaan bij het uitvoeren van de actie?
- Is de persoon die om de actie gevraagd heeft, tevreden met het resultaat?
- Wat stel je voor als volgende stap?
De manager van brandjes blussen wil graag zo veel mogelijk acties in zo weinig mogelijk tijd uitvoeren. Daarbij wordt vaak het gewenste eindresultaat van de actie in de actielijst gezet. Omdat het om een eindresultaat gaat, is de termijn voor de actie vaak enkele dagen tot enkele weken. Doordat er zo weinig “leven” in de actie lijkt te zitten, is men op den duur blij als de actie eindelijk van het bord gehaald kan worden. Met andere woorden: men is snel tevreden met het antwoord dat de actie is uitgevoerd.
De manager van continu verbeteren beschrijft de acties zo specifiek mogelijk en beschrijft deelacties die uiteindelijk tot het gewenste eindresultaat moeten leiden. Doordat de acties klein zijn, kan er dagelijks een statusupdate gegeven worden waardoor het monitoren van de voortgang mogelijk wordt. Daarnaast is het continu mogelijk een check te doen op de huidige urgentie van de actie.
3 Bieden van hulp
Manager brandjes blussen
- Als ik iets voor je kan doen, dan hoor ik het wel he.
- Ik los het wel voor je op.
Manager continu verbeteren
- “Wil je erover nadenken wie jou zou kunnen helpen bij het uitvoeren van jouw actie? Vraag die persoon om hulp en stel je hulpvraag zo specifiek mogelijk.”
- “Mis je volgen jouzelf kennis of vaardigheden om deze taak uit te voeren? Laat het dan weten. Dan zoeken we gezamenlijk naar geschikte training of ondersteuning.”
De manager van brandjes blussen laat medewerkers vaak zwemmen of neemt taken volledig van ze over. De manager van continu verbeteren stimuleert medewerkers zichzelf continu te ontwikkelen.
4 Nemen van beslissingen
Manager brandjes blussen
- Vanaf nu gaan we het zo doen.
Manager continu verbeteren
- Deze nieuwe werkwijze gaan we vastleggen in document … en vervolgens worden alle betrokken medewerkers hierin getraind. Over 4 weken evalueren we de ervaringen met deze manier van werken en sturen desgewenst bij door de standaard aan te passen.
Voor de manager van brandjes blussen is de D van Plan Do Check Act het belangrijkste. De manager van continu verbeteren plant de activiteiten, evalueert gezamenlijk het effect van de acties en stuurt desgewenst bij.
5 Omgaan met tegenvallende dag resultaten
Manager brandjes blussen
- We zitten ..% onder target. Wat moeten we doen om morgen betere cijfers te laten zien?
Manager continu verbeteren
- Vandaag is een minder goede dag dan gemiddeld, maar dit valt ruim binnen de normale variatie. Met andere woorden het is eerder toeval dat de resultaten nu slechter zijn, dan dat er echt iets aan de hand is. Dus we hoeven ons niet direct zorgen te maken.
6 Omgaan met meevallende dag resultaten
Manager brandjes blussen
- We hebben vandaag een record resultaat gehaald. Morgen staat er gebak in de kantine.
Manager continu verbeteren
- Vandaag hebben we een goed resultaat behaald, maar dit valt ruim binnen de normale variatie. Laten we blij zijn met dit resultaat, maar ons ook realiseren dat er nog geen trend waar te nemen is.
De manager van brandjes blussen reageert ad hoc op korte termijn resultaten. De manager van continu verbeteren checkt of er daadwerkelijk een afwijking is en past pas dan eventueel de geplande activiteiten aan.
7 Focus
Manager brandjes blussen
- Maandelijks kijken we naar de pareto met de grootste verliezen. Er worden acties opgestart om de grootste verliezen te reduceren.
Manager continu verbeteren
- Dagelijks kijken we naar de resultaten van de uitgevoerde acties. Daarbij hebben we aandacht voor het vinden van oorzaken voor procesproblemen en het borgen van oplossingen voor deze oorzaken. We vertrouwen erop dat het borgen van oplossingen op termijn terug te zien is in het continu verbeteren van resultaten.
De manager van brandjes blussen probeert grip te krijgen op de resultaten door deze eens per maand te evalueren. Het is dan vaak niet meer mogelijk de procesproblemen goed te onderzoeken. De manager van continu verbeteren probeert continu kennis op te bouwen door actuele procesproblemen te onderzoeken. Hierdoor wordt continu kennis over het proces opgebouwd en worden kansen aangegrepen om te verbeteren.
In welk type manager of leidinggevende herken jij jezelf vooral? En welke verschillen zie jij nog meer? Laat het weten door een reactie achter te laten. Ik ben benieuwd.