SIPOC diagram – basis voor procesoptimalisatie

Zou het niet interessant zijn als je in 1 overzicht een proces kunt samenvatten? En dat daarbij ook nog eens duidelijk wordt wat een belangrijke rol speelt en wie betrokken zijn? Er is een manier om dit eenvoudig te doen en dat is met behulp van een SIPOC diagram. SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Proces, Outputs en Customers.

Het SIPOC diagram gebruik je voor het verkrijgen van een overzicht van het proces dat je wilt verbeteren. Het is een methode om de huidige situatie van het proces in kaart te brengen inclusief alle relevante elementen en personen die bij het proces betrokken zijn. Het resultaat is een totaal overzicht van het proces zonder in te gaan op de details ervan.

De SIPOC

De basis van de SIPOC gaat uit van het principe dat elk proces een input en een output heeft.
–> hoe complex een proces ook is, dit principe geldt altijd.
Om het overzicht compleet te maken, worden daar de leveranciers van de input en de ontvangers van de output bij vermeld. De eerste letters van de Engelstalige benamingen vormen zo de afkorting SIPOC.

De SIPOC maak je bij voorkeur niet alleen. Betrek de medewerkers die dagelijks in het proces werken om zo het inzicht te vergroten in de complexiteit (of eenvoud) van het proces en de rol van een ieder in het proces.

Wil je in de toekomst verbeteringen in het proces doorvoeren, dan weet je nu wie de relevante partijen zijn die een rol spelen bij de input of output van jouw proces.

Laten we een SIPOC maken voor een alledaags proces

Stel je bent eigenaar van een pizzarestaurant. Een van de belangrijkste processen is het maken van bestelde pizza’s en deze bezorgen van deze pizza’s bij de klant. We kunnen een SIPOC maken om zo een totaal overzicht van dit proces te krijgen.

Bij het maken van de SIPOC beginnen we altijd bij het opdelen van het proces in 4 tot maximaal 8 stappen. Probeer je altijd aan dit maximum te houden. Het is nu nog niet nodig om allerlei details te vermelden.

In het Pizza voorbeeld kijken we naar het proces “leveren van een bestelde pizza”. De processtappen die we voor de SIPOC onderscheiden zijn:
– Bestelling noteren
– Pizza bereiden
– Pizza verpakken
– Bestelling bezorgen.

Vervolgens kijken we naar de output van het proces. Met andere woorden, wat levert het proces op. In ons voorbeeld zijn dit:
– Verpakte pizza
– Kassabon voor de klant
– Kopie van de bon voor de financiële administratie van het pizza restaurant.

De volgende stap is het vermelden van de ontvangers van de output. De term “Customers” moet je hierbij ruim opvatten. Het zijn niet alleen de externe klanten. Ook interne klanten zijn ontvangers van de output. In ons voorbeeld zijn dit:
– Klant (de externe klant die de pizza besteld heeft)
– De persoon die de financiële administratie doet (interne klant)

De rechterkant van onze SIPOC is nu ingevuld. Tijd om te kijken naar de linkerkant.

We gaan verder met de inputs die nodig zijn om het proces goed te laten functioneren. In ons voorbeeld zijn dit:
– Bestelinformatie
– Bloem
– Water
– Overige ingrediënten afhankelijk van de bestelde pizza
– Klantinformatie zoals adresgegevens en telefoonnummer

Tenslotte kijken we naar de partijen die de input leveren. In dit geval zijn dit:
– De klant is leverancier van de bestelinformatie
– De groothandel is leverancier van de ingrediënten voor de pizza
– Tenslotte kun je nog de nutsbedrijven noemen die o.a. voor het water en de energie zorgen.

De SIPOC is nu compleet.

Als je zelf een SIPOC maakt, dan zal je waarschijnlijk ervaren dat er discussie ontstaat over bijvoorbeeld sommige inputs of customers. Dit is niet erg. Het doel is juist om gezamenlijk te discussiëren en overeenstemming te krijgen over de belangrijke elementen van het proces.

Soms wordt ervoor gekozen ook de belangrijke kenmerken van in- en outputs te vermelden. Bijvoorbeeld: de pizza moet minimaal 65 graden zijn om nog warm gegeten te kunnen worden. Of de bestelinformatie moet de volgende kenmerken bevatten. Ik raad je aan om deze gegevens alleen te vermelden als ze bijdragen in het verkrijgen van een juist totaalbeeld. Zorg er in elk geval voor dat de toegevoegde informatie niet ten koste gaat van de leesbaarheid van de SIPOC. Detail informatie is in een later stadium belangrijker dan nu.

—

Het proces in ons voorbeeld van het Pizza restaurant is redelijk eenvoudig. In de praktijk zal je waarschijnlijk te maken hebben met complexere processen waarbij jij verantwoordelijk bent voor maar een deel van dit totale proces.

De SIPOC voor deelprocessen.

Stel dat het totale proces waar jouw afdeling onderdeel van uitmaakt uit veel processtappen bestaat. Jij bent met jouw collega’s verantwoordelijk voor processtap 8. Deze stap bestaat waarschijnlijk weer uit allerlei subprocessen. Ook heeft deze processtap weer zijn eigen inputs en outputs.

Je kunt dus de SIPOC toepassen voor het verkrijgen van een overzicht van processtap 8.

Ik wil je nu uitdagen om samen met jouw collega’s de SIPOC te maken voor een proces waar jullie dagelijks in werken. Doe dit bij voorkeur niet digitaal, maar gebruik pen en papier. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van Post It’s en flipovers. Of schrijf de SIPOC uit op een WhiteBoard. Ga er actief mee aan de slag en volg bij voorkeur het proces fysiek.

Laat je een reactie achter?

Laat je in een reactie weten wat je van dit artikel vindt? Ik ben benieuwd of je al ervaring met het maken van SIPOC’s hebt. Zo niet, ben je van plan binnenkort met jouw team een belangrijk proces in kaart te brengen?