17:30 uur.. En weer heb ik vandaag niet kunnen doen wat ik van plan was.
Herkenbaar?
Soms lijkt het wel alsof brandjes blussen de kerntaak van je functie is. Hierdoor kom je vaak niet toe aan de zaken die echt belangrijk voor jou en jouw medewerkers zijn. En als je dan bedenkt hoe vaak je hetzelfde brandje opnieuw aan het doven bent, dan is het goed voor te stellen dat je er soms moedeloos van wordt.
Maar wat is dat toch met die brandjes. Waarom lijkt het alsof iedereen zich bezig houdt met het blussen hiervan? Zou het niet beter zijn om in plaats daarvan te werken aan het continu verbeteren van processen en resultaten?
Gelukkig bieden juist die brandjes veel kansen om continu te verbeteren.
Om die kansen te zien, is het eerst goed om eens te kijken naar het brandjes blussen zelf. Wat zijn dit voor activiteiten? Wat zijn de onderliggende oorzaken voor het uitvoeren hiervan? Waarom hebben we het er zo druk mee?
Tijdens het voeren van mijn coachingssessies met klanten komt het “brandjes blussen” thema regelmatig aan bod. Deze gesprekken vormen de basis voor de antwoorden op bovenstaande vragen.
Vervolgens kijken we naar de kansen die deze brandjes ons bieden.
Brandjes blussen als containerbegrip
“Ik ben de hele dag brandjes aan het blussen”. Met deze opmerking wordt in de regel een scala aan activiteiten bedoeld. Toch hebben deze activiteiten een duidelijke overeenkomst en dat is dat ze ongepland zijn. Dit ongeplande en daarmee onvoorspelbare karakter vormt de basis voor de irritaties die vaak geuit worden bij bovenstaande opmerking. Als we deze activiteiten concreter maken, dan is mijn ervaring dat de volgende onderliggende oorzaakcategorieën te onderscheiden zijn.
1. Verstoringen in het primaire proces
In een productieproces is dit bijvoorbeeld het stukgaan van machine onderdelen. In logistieke processen kan dit vertraging in transport zijn door verkeersopstoppingen. Administratieve processen worden soms verstoord door uitvallende netwerkverbindingen. Situaties die acuut optreden en waar direct iets aan gedaan moet worden om zo de schade te beperken.
2. Het niet goed functioneren van secundaire processen
Het primaire proces krijgt in veel organisaties, vanzelfsprekend, de meeste aandacht. Er zijn immers grote belangen gemoeid bij het functioneren hiervan. Dit geldt in mindere mate voor secundaire processen. Deze krijgen doorgaans minder aandacht en functioneren daardoor niet altijd even goed. De effecten hiervan kunnen wel negatief uitpakken en vragen om die reden vaak acute aandacht. Helemaal als dit van invloed is op het primaire proces. Doordat er zo veel secundaire processen zijn, is dit vaak een bron van brandjes blussen.
3. Plotselinge afwijkingen van organisatorische planningen
Hierbij kun je denken aan ziekte van werknemers waardoor de bezetting in gevaar komt. Ook kan vertraging in stroomopwaartse processen leiden tot het moeten herzien van allerlei planningen.
4. Acties die je gekregen hebt van je leidinggevende
Mijn ervaring is dat dit punt erg kan verschillen per organisatie. Vooral in omgevingen waar veel vergaderingen worden gepland, speelt dit regelmatig. Voor je het weet leiden al die vergaderingen tezamen tot actielijsten waar je “U” tegen mag zeggen. Acties die soms binnen 30 seconden zijn bedacht en opgeschreven, leiden tot onvoorspelbare verstoringen van je eigen dagplanning.
5. Last but not least: acties die medewerkers zichzelf hebben opgelegd
Het zal je misschien niet verbazen dat deze categorie niet de kleinste onderliggende oorzaak van het brandjes blussen is. En hoewel de intentie van die acties vaak goed is, blijkt in de praktijk nut en noodzaak niet altijd even duidelijk.
Mijn doel is niet om met bovenstaande opsomming volledig te zijn. Het geeft echter wel een overzicht van de onderliggende oorzaken die ik regelmatig tegen kom.
Waarom neemt het brandjes blussen nu zo’n groot deel van onze beschikbare tijd in?
Als je hier een oorzaak analyse op los laat, dan is al snel te zien dat symptoombestrijding hier een rol speelt. Als een brandje eenmaal geblust is, dan verliest dit brandje al snel de aandacht. Het blussen van een brandje is echter iets anders dan de oorzaak ervan wegnemen. Blijft dit achterwege, dan is de kans groot dat die oorzaak binnenkort weer tot nieuwe brandjes leidt. Als de impact hiervan niet zo groot zou zijn, dan zouden we gekscherend kunnen zeggen dat we onszelf op deze manier lekker bezig houden. Maar druk bezig zijn is helaas niet altijd hetzelfde als resultaten boeken.
“Druk bezig zijn is niet altijd hetzelfde als resultaten boeken”
Het volgende argument is vaak te horen als het gaat om het bij de bron oplossen van procesproblemen.
“we zouden wel een oorzaakanalyse willen doen, maar we kunnen het ons niet permitteren om het proces hier langer voor te onderbreken”.
En toegegeven, het vraagt ook best wat durf om bijvoorbeeld het primaire proces langer stil te laten liggen terwijl de symptomen al zijn verdwenen. Het wegnemen van de oorzaak levert voor de korte termijn immers niets op. Maar hoe zit het met de lange termijn?
De brandjes zelf zijn de beste aanleiding voor brandpreventie
Vergelijk het met het blussen van een huis dat in brand staat. Natuurlijk wordt alles in het werk gesteld om de brand zo snel mogelijk te blussen. Maar direct na het doven van de brand wordt gestart met het onderzoek naar de oorzaak ervan. Naast dat dit tot interessante informatie voor schadeafhandeling leidt, levert dit ook inzichten op waarmee branden in de toekomst voorkomen kunnen worden. Totdat het onderzoek is afgerond blijft het gebied afgesloten. Het resultaat: al jaren op rij daalt het aantal brandmeldingen bij de brandweer (bron: CBS)
Hoe kun jij met deze inzichten de tijd die jij steekt in brandjes blussen gaan reduceren?
Hier is uiteraard niet een vaste handleiding voor te geven. Elke werksituatie is anders. Toch blijken de volgende adviezen in de praktijk vaak praktische inzichten op te leveren:
- Kijk eens kritisch naar de werkzaamheden die je deze week gedaan hebt. Stel jezelf de vraag in welke bovenstaande oorzaakcategorieën alle brandjes-blus-activiteiten vallen.
- Stel vervolgens per brandje de vraag: wat zou er zijn gebeurd als ik daar geen tijd aan had besteed? Zou het resultaat echt zo dramatisch zijn, vraag jezelf dan af of jij eigenlijk wel de aangewezen persoon was om die actie uit te voeren. Misschien had iemand anders dit wel veel efficiënter en effectiever kunnen doen. Of misschien had die activiteit veel beter gepast bij het functieprofiel van iemand anders.
- Tref je in de komende dagen weer een brandje aan waarbij het blussen ervan past binnen jouw rol? Blus deze dan, maar ga vervolgens verder met het zoeken naar de oorzaak. Probeer tegenmaatregelen te nemen die de oorzaak wegnemen. Op deze manier reduceer je het aantal brandjes die je anders later weer had moeten blussen.
Het gaat te ver om dit artikel dieper in te gaan op het doen van oorzaak analyses. Toch vormt dit de basis voor het continu verbeteren van processen en daarmee resultaten. Wil je hier meer over weten, kijk dan verder bij de trainingen en het leiderschapsprogramma. Of word lid van onze online community.
Probeer bovenstaande eens uit. Als je dit een tijdje doorzet, ben dan niet verbaasd als je het volgende opmerkt:
“he ik heb mijn geplande activiteiten voor vandaag al afgerond.. En het is nog maar 14:00 uur…”