Regelmatig hoor ik van leidinggevenden dat resultaatdoelen niet gehaald worden door kleine, maar onvoorziene verstoringen in het proces. Hoe kun je dit nu voorkomen? Een goed vertrekpunt in elke omgeving is het creëren van overzicht en structuur. 5S is de aangewezen methodiek hiervoor. Kansen voor verbetering vallen daardoor snel op.
Dit is met onderstaand voorbeeld makkelijk te zien.
Stel je hebt alle letters van het alfabet nodig om een proces goed te kunnen draaien. Lukt je dat in onderstaande situatie?
j p k l a 5 g m v 0 x c 6 n 4 o q i r s t z 1 d 2 f b y 8 e 9 w 3
Heb je als proceseigenaar ergens een probleem?
Dat is best lastig snel te zien, vind je niet? Toch zijn veel processen zo ingericht. Tijdens het uitvoeren van het proces kom je erachter dat er belangrijke elementen ontbreken. Voorbeelden hiervan zijn:
- Er ontbreekt een stuk gereedschap bij de machine voor het wisselen van een onderdeel
- Er ontbreekt een ordner in de kast die je net nu nodig hebt
- Nieuw papier voor de printer is op, net nu je een deel van een vertrouwelijk document hebt afgedrukt.
Het resultaat is dat je onverwacht en ongepland op zoek moet naar de ontbrekende elementen in jouw proces.
Het wordt al makkelijker om afwijkingen te zien als je onderdelen in de juiste volgorde zet. Verwijder je daarnaast ook de onderdelen die niet van belang zijn, dan zorg je voor nog meer overzicht.
a b c d e f g i j k l m n o p q r s t v w x y z
In de eerdergenoemde voorbeelden zou je op dezelfde manier te werk kunnen gaan.
- Gereedschap kun je op volgorde van grootte hangen of in de volgorde waarin je ze nodig hebt tijdens het ombouwen van de machine.
- Ordners kun je voorzien van opeenvolgende nummers en ze vervolgens in die volgorde in de kast zetten
- Papier voor de printer kun je in het zicht zetten.
Je kunt nog een stap verder gaan door het toepassen van visuele technieken.
Hoe snel zie je nu de ontbrekende letters?
In de praktijkvoorbeelden ga je dan als volgt te werk:
- Hang gereedschap aan een zg schaduwbord. Dit is een bord waar de stukken gereedschap in silhouet op staan afgebeeld. Ontbreekt er een stuk gereedschap, dan valt dit direct op doordat het silhouet ervan zichtbaar is.
- Ordners kun je naast getallen voorzien van 1 diagonale streep die loopt over alle ordners. Ontbreekt er een ordner, of staan ze niet in de juiste volgorde, dan zie je dit meteen.
- De plaats waar het printpapier hoort te liggen, kun je voorzien van een opvallend vlak waarop staat hoe je nieuw papier kunt bestellen of kunt ophalen. Deze melding wordt zichtbaar als je het laatste pak papier pakt.
Bovenstaande voorbeelden dragen bij in het voorkomen van ongewenste onderbrekingen tijdens het proces. Deze worden hierdoor voorspelbaarder en stabieler.
Ik wil jou uitdagen om de vertaalslag te maken naar je eigen situatie. Zie jij met deze tips mogelijkheden om de processen op jouw afdeling voorspelbaarder te maken?