Hoe je met 1 printje jezelf en jouw afdeling efficiënter kunt laten werken

Je herkent dit vast wel: Een formulier dat weer terugkomt omdat er gegevens ontbreken of niet goed zijn ingevuld, een beschadiging op een product of een lekkage in een transportleiding. Vervelend, maar we lossen het wel weer op en gaan verder met de waan van de dag.
Gelukkig zijn we als mens zo flexibel dat we zonder al te veel stress hiermee om kunnen gaan. Toch staat deze flexibiliteit het continu verbeteren van onze processen in de weg. Zou het niet mooi zijn als die afwijkingen gezien worden als kans voor efficiënter en effectiever werken? Dat kan en het is nog simpel ook.

In dit artikel delen we praktische voorbeelden van defectenkaarten waarmee je vandaag nog verbeteringen kunt realiseren voor jouw afdeling.

Efficiënter werken met formulieren

Als er op jouw afdeling veel met formulieren gewerkt wordt, doe een beroep op de kennis van je medewerkers en vraag ze met welk formulier er vaak iets mis gaat. Print dit formulier zo groot mogelijk uit, schrijf de datum van printen erop en hang het op een zichtbare plaats op jouw afdeling.

Gaat er weer iets fout met dat formulier? Vraag je collega’s dan aan te geven waar de afwijking is geconstateerd. Dit kun je doen door het turven van afwijkingen of door een klein stickertje voor elke afwijking te plakken.

Laat dit formulier hangen totdat er 30 stickers zijn geplakt. Schrijf de datum van vandaag op het formulier. Je weet nu hoe vaak per periode een afwijking voor dat formulier optreedt. Vermenigvuldig vervolgens dit getal met het aantal minuten aan extra werk voor het herstellen van de afwijking. Je weet op deze manier wat het verbeterpotentieel is.

Je hebt nu een waardevol document in handen waar je direct mee aan de slag kunt.

Bespreek dit document met de personen die er dagelijks mee werken. Beantwoord de volgende vragen voor de top 3 onderdelen op het formulier waar iets mis is gegaan:

• Wat is het oorspronkelijke doel van het desbetreffende veld op het formulier?
• Is het veld nog steeds relevant of kan het van het formulier worden verwijderd?

Als het nog relevant is:

• Wat gaat er fout bij het invullen van dit veld?
• Waarom gaat het fout?
• Hoe herstelden we tot dusver een afwijking op het formulier?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de fout niet gemaakt wordt?

Herhaal bovenstaande stappen voor de overige formulier velden.

Je hebt nu een probleem en een oplossing in handen. Nu komt het erop aan dat je daadwerkelijk iets met de oplossing gaat doen. Kun je zelf het formulier aanpassen? Doe dit dan zo snel mogelijk. Ben je afhankelijk van anderen en is er enige overtuigingskracht nodig om hen de aanpassing te laten doorvoeren? Gebruik dan jouw analyse en kwantificeer de potentiële winst dat behaald kan worden bij het aanpassen van het formulier. Cruciaal is dat de aanpassing wordt doorgevoerd. Alleen dan bouw je het draagvlak op om vaker dit soort analyses uit te voeren.

Zitten de procesproblemen op jouw afdeling niet in het formulierwerk?

Geen nood. Afwijkingen in alle processen kunnen op een vergelijkbare wijze worden aangepakt. Hang een schema van jouw proces op de muur en vraag je collega’s om hier de afwijkingen op aan te geven. Je kunt hier focusgebieden voor definiëren. Bijvoorbeeld “geef alle punten aan die te maken heeft met afwijkingen in het transport van het product”. Of “geef afwijkingen aan die te maken hebben met het ontstaan van kwaliteitsissues”.

Hetzelfde kun je doen met beschadigingen van een product. Zet een product op een prominente plaats neer en vraag jouw medewerkers op dat product de geconstateerde beschadigingen aan te geven.

Zoals je ziet heb je voor het verbeteren van processen lang niet altijd ingewikkelde tools en technieken nodig. Begin gewoon en raak vertrouwd met de structuur die past bij jullie situatie.

Wil je een stap verder gaan? Dan raad ik je aan de online training te volgen. Hierin behandelen we stap voor stap de aanpak om procesproblemen bij de bron op te lossen.

Ik ben erg benieuwd naar jouw ervaringen. Heb je al verbeteringen in jullie processen kunnen doorvoeren? Wat ging daarbij goed en welke inzichten heb je gekregen? Laat het weten in de comments hieronder.