Cost of Poor Quality (COPQ)

Cost of Poor Quality (COPQ), of wel Kosten van Slechte Kwaliteit, is een manier om alle kosten gerelateerd aan een procesprobleem samen te vatten.

De Cost of Poor Quality kan gebruikt worden ter onderbouwing van een verbeter initiatief.

Voor elk willekeurig procesprobleem is het relatief eenvoudig om de voor de hand liggende COPQ’s of kosten van slechte kwaliteit op te noemen. Je kunt daarbij denken aan:

• Defecte producten of verkeerd uitgevoerde diensten
• Herbewerkingen
• Kosten voor het uitvoeren van testen
• Kosten voor het uitvoeren van inspecties
• Klachten van klanten en de effecten hiervan

Daarnaast zijn er ook kosten of negatieve elementen te noemen die vaak als “normaal” worden beschouwd. Je kunt daarbij denken aan:

• Stilstaande machines
• Wachttijden in processen
• Voorraden
• Ontevreden medewerkers
• Achterstallige betalingen
• Kosten voor overuren
• Kosten voor transport

Waarom zou je deze kosten inventariseren? De probleemstelling geeft dit toch ook aan?

Dat klopt. Echter in de probleemstelling worden meerdere kostenposten vaak samengevat tot 1 categorie. De nadruk ligt vooral op financiële kosten die direct meetbaar zijn. Voor het creëren van voldoende draagvlak voor verbetertrajecten, is het goed om ook de minder voor de hand liggende kosten te benoemen. Bijvoorbeeld  de tevredenheid van medewerkers. Ook dit heeft uiteindelijk vaak een financieel effect.

Harde en zachte kosten

Bij het opstellen van de Cost of Poor Quality kun je onderscheid maken tussen harde en zachte kosten. Onder harde kosten vallen de kosten die financieel gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld stilstandtijd van machines, of kosten die gepaard gaan met het opnieuw uitvoeren van werkzaamheden. Onder zachte kosten kun je kosten noemen waar niet direct een prijskaartje aan gehangen kan worden. Hieronder vallen bijvoorbeeld kosten van klant klachten of ziekteverzuim door slechte ergonomische werkomstandigheden.

Omdat verbeterinitiatieven vaak geprioriteerd worden op de harde kosten, is het verstandig om de zachte kosten op een realistische wijze te vertalen naar financiële getallen. De financiële afdeling van jouw organisatie kan je hier vast mee helpen.

Deel de Cost of Poor Quality op in logische categorieën

Worden er regelmatig projecten uitgevoerd die de kosten van slechte kwaliteit moeten reduceren? Dan is het verstandig om een aantal categorieën te definiëren die voor elk verbeter initiatief gebruikt kunnen worden. Stem deze categorie indeling af met alle betrokkenen in de organisatie.  Gebruik het vervolgens als standaard om zo een geheugensteun te hebben voor de minder voor de hand liggende kosten. De verspillingen van Lean kunnen hierbij helpen. Je kunt denken aan kosten gerelateerd aan:

• Onnodige bewerkingen
• Onnodige bewegingen
• Wachten
• Overproductie
• Transport
• Voorraad
• Fouten of defecten
• Het niet benutten van talent