Het verbeteren van processen begint bij het vaststellen van hetgeen je wilt verbeteren. Als het goed is ervaar je een probleem dat je graag wilt oplossen. Het probleem staat het behalen van doelen in de weg of levert negatieve emoties op. Met andere woorden; er bestaat een noodzaak om een probleem op te lossen.
Waarom is het zo belangrijk om een probleem goed te beschrijven?
Je kunt toch ook van het positieve uitgaan en bijvoorbeeld kansen proberen te benutten?
Het “denken in problemen” lijkt negatiever dan “denken in kansen” of “denken in oplossingen”. Toch is het belangrijk om het probleem als uitgangspunt te nemen. Door het probleem specifiek en meetbaar te maken, is deze beter te linken aan het niet halen van bovenliggende doelstellingen. Los je het probleem op, dan ben je weer een stap dichter bij het behalen van het doel.
Je kunt jouw probleemstelling linken aan het niet halen van een doel door het woord “hierdoor” of de woordgroep “het effect hiervan is dat” te vermelden.
Bijvoorbeeld:
Sinds de wijziging van formulier X op 1 januari 2016 bevat 15% van de ingeleverde formulieren 1 of meerdere fouten, hierdoor wordt de doelstelling van maximaal 2 weken doorlooptijd in 10% van de gevallen niet gehaald. In 2015 was dit nog 2%.
Door het koppelen van het probleem aan een organisatie doelstelling, wordt het mogelijk om in te schatten hoe belangrijk en urgent het probleem is. Dit is niet het geval als je een kans zou beschrijven zoals “ik zie een kans op formulier Y te verbeteren door dit anders in te delen”. Daarnaast kun je een probleemstelling gemakkelijk vertalen naar een goede doelstelling.
Tips voor het formuleren van een goede probleemstelling
Wat staat er wel en niet in een probleemstelling?
- Vermeld alleen feiten, geen meningen
- Beschrijf het probleem zo specifiek en meetbaar mogelijk. Het kan helpen door je probleemstelling te beginnen met “Sinds…” of “Gedurende…”
- Baken het probleem zodanig af dat het redelijkerwijs haalbaar is om dit op te lossen.
- Vermeld nooit oplossingsrichtingen in je probleemstelling. Door dit te voorkomen geef je jezelf de ruimte om de beste oplossing voor het probleem te vinden.
Stel je zelf de volgende vragen:
- Sinds wanneer is het een probleem?
- Wanneer was het nog geen probleem?
- Vanaf welk moment in het proces is het probleem waarneembaar?
- Wat zijn de omstandigheden waaronder het probleem zich voordoet?
- Wat is het effect van het probleem (gelinkt aan organisatie doelstellingen)?
- Wat zie / hoor / voel / ruik ik tijdens het optreden van het probleem?
- Komt dit zelfde probleem ook voor in andere situaties / omgevingen / delen van het proces? Zo ja, waar?
Gebruik bovenstaande punten om jouw probleemstelling nog eens kritisch te bekijken. Maak de probleemstelling zo specifiek en meetbaar mogelijk. Dit helpt je gegarandeerd om gerichter te kunnen focussen op de oorzaak van het probleem en het vinden van de oplossing.