Een goede Doelstelling formuleren – 7 tips voor focus binnen je project

Een goede doelstelling is SMART geformuleerd.

• Specifiek.
  Voorkom dat je doelstelling voor meerdere interpretaties vatbaar is. Het is daarom verstandig jouw doelstelling voor te leggen aan collega’s en hen te vragen om in eigen woorden aan te geven waar je aan gaat werken. Komt dit overeen met jouw bedoeling, dan voldoe je aan dit criterium.
• Meetbaar.
  Dit houdt in dat jij en andere betrokkenen op een objectieve manier kunnen bepalen of het doel van het project gehaald is. Vermeld in percentages of in absolute getallen hoeveel een project moet bijgedragen aan een resultaat.
• Acceptabel.
  Is het beoogde resultaat acceptabel voor de inspanning die je ervoor denkt te moeten leveren? Zijn alle betrokken het hierover eens?
• Realistisch.
  Is het doel realistisch gezien haalbaar? Door hier op voorhand over na te denken, voorkom je teleurstellingen in de toekomst.
• Tijdgebonden.
  Geef aan voor wanneer de doelstelling gehaald moet zijn.

Andere punten waarmee je rekening kunt houden bij het formuleren van een doelstelling:

• Houd het kort en bondig
• Gebruik dezelfde terminologie en eenheden als in de probleemstelling
• Voorkom technische taal
• Voorkom dat je oplossingen in de doelstelling verwerkt.

Wat doe je als je nog niet alle informatie hebt?

Regelmatig krijg ik de vraag wat je moet doen als je nog niet alle benodigde informatie voor een goede formulering hebt. Deze situatie komt regelmatig voor. Je bent immers nog niet met je project begonnen. Je hebt in deze situatie twee mogelijkheden:

• Vermeld in dit stadium een goed doordachte aanname voor de punten die nog niet bekend zijn.
• Geef met een “X” aan dat deze informatie later nog ingevuld moet worden.

Werk je via de DMAIC methode, dan is het gebruikelijk dat je de doelstelling na de Meet fase en zelfs na de Analyse fase nog eens controleert en eventueel aanpast.

Voorbeelden van goede doelstellingen

Gebruik de onderstaande formuleringen om jouw eigen omschrijving nog eens tegen het licht te houden. Persoonlijk vind ik het handig om de doelstelling met een werkwoord te beginnen. Dit zorgt voor een actiegerichte beschrijving.

Reduceer het percentage van te laat ingeleverde urenbriefjes van 20% naar 5% voor eind april 2017.

Verlaag het aantal afgekeurde producten op productielijn x van 2,5% naar 1,75% voor 31 december 2017.

Onderschat de waarde niet

Je zult niet de eerste zijn die een onaangenaam gevoel krijgt bij het formuleren van een doelstelling. Het kost tijd en je wilt graag aan de slag. Toch wil ik je uitdagen om deze tijd te nemen. Vele projecten lopen uit of leveren niet de verwachte resultaten op omdat de doelstelling niet helder is geformuleerd. En zeg nu zelf, het is toch wel zo prettig om te werken aan projecten waarbij het doel voor iedereen helder is?