Wat is de PDCA cyclus?

PDCA is een afkorting die staat voor de 4 stappen van de PDCA cyclus Plan Do Check en Act.

Je kunt deze stappen als hulpmiddel inzetten om processen te verbeteren en de kwaliteit ervan te verhogen. Met de toevoeging van het woord “cyclus” wordt bedoeld dat het werk nooit af is. Na het doorlopen van de Act fase, maak je nieuwe plannen om het proces nog verder te perfectioneren. Het is dus niet vreemd dat deze cyclus de basis vormt voor Continu Verbeter technieken zoals Six Sigma en Lean Manufacturing.

 

PDCA Cyclus

PDCA cyclus. Methode voor het continu verbeteren van processen.

In ondestaande video worden de stappen van de PDCA cyclus kort toegelicht.

De geschiedenis van de PDCA cyclus.

De PDCA cyclus is ook wel bekend onder de naam Deming cirkel of Deming wiel. Deming is de achternaam van William Edwards Deming. Deze Amerikaanse engineer, professor en auteur leefde van 14 oktober 1900 tot 20 december 1993. Hoewel zijn naam sterk verbonden is aan de PDCA cyclus, noemde Deming de cyclus zelf de Shewhart Cyclus. De natuurkundige Shewhart gebruikte de cirkel eerder al in een iets andere vorm: Plan Do Study Act. Dit concept is gebaseerd op de wetenschappelijke methode van Hypothese Experiment Evaluatie. Door ook te acteren op de uitkomsten van de evaluatie, benut je de gevonden verbeteringen en blijf je continu verbeteren.

Hoe werkt de PDCA cyclus?

In elke fase van de cyclus voer je verschillende activiteiten uit. Hiervoor kun je gebruik maken van technieken die ook terug komen binnen Lean Six Sigma. Een aantal technieken zijn toepasbaar voor elke keer dat je de cyclus doorloopt. Het gebruik van andere technieken hangt sterk af van de omstandigheden en het karakter van het proces dat je wilt verbeteren. In de volgende paragraven beschrijven we achtereenvolgens de stappen Plan Do Check en Act. Daarbij noemen we de meest gebruikte technieken die je kunnen helpen bij het effectief doorlopen van de PDCA cyclus.

Met het doorlopen van de PDCA cyclus ben je er echter nog niet. Ook is het belangrijk om structuur aan te brengen. Al was het alleen maar om alle betrokkenen goed uit te kunnen leggen wat de bedoeling is en welke resultaten geboekt zijn. Een handig hulpmiddel daarbij is de A3 template. Op dit vel papier ter grootte van een A3, kun je alle stappen van de PDCA cyclus weergeven. Deze template wordt daarom vaak gebruikt om de voortgang van de PDCA te presenteren.

Wil je deze template in Word formaat ontvangen? laat dan een bericht achter onderaan dit artikel.

A3 template. template voor het visualiseren van de PDCA cyclus

A3 template. template voor het visualiseren van de PDCA cyclus

Plan. maak een plan waarin je beschrijft wat je wilt bereiken.

Deze fase is misschien wel de belangrijkste van alle vier. Het goed definiëren van het probleem dat je wilt oplossen of hetgeen je wilt bereiken, helpt je later in het proces. Je maakt hiermee de activiteiten in de Do fase veel concreter. Ook kun je in de Check fase een eenduidige vergelijking maken van het verschil tussen het verwachte resultaat en het bereikte resultaat.

SMART

Een handig hulpmiddel in de Plan fase is SMART. Deze letters staan voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Stel dat je een (proces)probleem wilt oplossen. Dan is het verstandig om het probleem Specifiek en Meetbaar te maken. Koppel je daar ook een doelstelling aan, zorg er dan voor dat ook deze Specifiek en Meetbaar is. Een doelstelling zou daarnaast ook Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden moeten zijn.

Bijvoorbeeld: een probleem beschrijven als “het kopieerapparaat werkt niet” is erg vaag en niet meetbaar. Als het probleem nog zo onduidelijk is, dan kun je het beste een aantal vragen stellen zoals: wat gaat er niet goed? Waar in het proces ontstaat dit probleem? Wat gaat nog wel goed? Sinds wanneer is het een probleem? Hoe vaak treedt het probleem op? (Klik hier voor meer SMART voorbeeldvragen). Als je de antwoorden op deze vragen gevonden hebt, dan zou het probleem er zo uit kunnen zien: “Sinds het vervangen van de zwarte toner loopt het papier vast tijdens dubbelzijdig afdrukken. Enkelzijdig afdrukken werkt nog wel goed”.

5x Waarom?

Naast het toepassen van SMART, wordt in de Plan fase regelmatig gebruik gemaakt van de 5x Waarom vraag. Door het toepassen van deze techniek, zorg je ervoor dat de onderliggende oorzaken van het probleem aan het licht komen. Ook dit zorgt ervoor dat je in de Do fase concrete acties kunt nemen.

Visgraat model

Soms zijn er meerdere mogelijke redenen die leiden tot een probleem of ongewenste situatie. Een handig hulpmiddel is dan het Visgraat diagram, ook wel het Ishikawa diagram genoemd. Hiermee kun je mogelijke onderliggende oorzaken groeperen in meerdere categorieën. Vaak worden hiervoor de categorieën Mens, Middelen, Machines, Milieu en Methodes gebruikt. In de Do fase kun je acties nemen waarbij je stuk voor stuk de mogelijke oorzaken onderzoekt.

Do. voer het plan uit.

In de Do fase voer je de acties uit die je in de Plan fase hebt beschreven. Je kunt onderscheid maken tussen tijdelijke acties, correctieve acties en preventieve acties.
Bij het uitvoeren van tijdelijke acties zorg je ervoor dat je het probleem omzeilt. Bij correctieve acties zorg je ervoor dat je terug gaat naar de situatie waarin het probleem nog niet optrad. Preventieve acties zorgen ervoor dat het probleem in de toekomst niet weer kan terugkomen.

Laten we terug gaan naar het probleem van het kopieerapparaat. Je bent er achter gekomen dat automatisch dubbelzijdig printen leidt tot vastgelopen papier.

Tijdelijke acties.

Een tijdelijke actie kan zijn dat je voor nu alleen nog maar enkelzijdig gaat afdrukken. Of dat je enkelzijdig afgedrukte vellen papier in de handinvoer legt voor het printen op de achterzijde.

Correctieve acties.

Het probleem trad op nadat de zwarte toner is vervangen. Een correctieve actie kan zijn dat je test of het probleem met een nieuwe toner verdwijnt.

Preventieve actie.

Deze acties kun je pas nemen nadat je de oorzaak van het probleem hebt vastgesteld. Preventieve acties zijn er bij voorkeur op gericht om de oorzaak weg te nemen. Stel dat je er achter komt dat de geplaatste toner van een andere leverancier en een ander type was. Je kunt er dan voor kiezen alleen nog maar toners van 1 type en 1 leverancier te bestellen. De actie op dit moment moet dan gericht zijn op het borgen van dit voornemen.

Nog een tip. Probeer de acties zo concreet mogelijk op te schrijven. Noteer in elk geval wat er gedaan moet worden, wie dat gaat doen en wanneer deze persoon hierop terug komt. Als een actie veel tijd in beslag zal neemt, probeer de actie dan in kleinere acties op te knippen en volg deze regelmatig op. Hierdoor zorg je ervoor dat de benodigde aandacht voor de acties vastgehouden wordt en je hebt de mogelijkheid om gaandeweg bij te sturen.

Check: check of de acties in de Do fase het gewenste resultaat opleveren.

In de Check fase richt je je op de resultaten van de acties die zijn uitgevoerd. Komen deze resultaten overeen met je verwachting? En is het doel bereikt dat je in de Plan fase hebt beschreven? Als het goed is, heb je in de die fase het probleem of de doelstelling meetbaar gemaakt. Het moet in de Check fase dus geen probleem meer zijn om het effect van je acties met feiten te onderbouwen.

Het lijkt wellicht logisch om het effect van de uitgevoerde acties te checken. Echter in de praktijk wordt deze stap vaak niet uitgevoerd. Dat is jammer. Juist deze stap maakt het mogelijk om het proces nog beter te maken. Door data te analyseren kom je er misschien achter dat bepaalde oplossingen in bepaalde situaties goed of juist minder goed uitpakken. Misschien hebben bepaalde acties helemaal niet het juiste effect. Je kunt dan besluiten deze acties niet langer uit te voeren. Ook kan het zijn dat andere activiteiten juist veel beter presteren dan verwacht. Reden genoeg om deze acties te blijven uitvoeren.

KPI dashboard.

Een handig hulpmiddel in deze fase is een KPI dashboard. Op dit dashboard volg je de belangrijkste prestatie indicatoren voor het proces op. Dit kan digitaal of heel praktisch, met stift op een whiteboard.

Act: stuur indien nodig bij om het gewenste resultaat alsnog te bereiken.

In de Act fase zorg je ervoor dat je de uitkomsten van de Check fase optimaal benut. Doordat je nu weet wat goed werkt en wat niet, kun je bewezen werkwijzen standaardiseren. Daarnaast kun je in deze fase op zoek gaan naar andere processen die wellicht profijt hebben van de opgedane kennis in de huidige PDCA cyclus.

In deze fase ga je ook op zoek naar mogelijke hindernissen die verdere prestatieverbetering in de weg staan. Heb je deze gevonden, dan begint de PDCA cyclus opnieuw. Start wederom in de Plan fase en beschrijf de belangrijkste hindernis op die manier die we hierboven in de Plan fase hebben beschreven.

Download nu gratis het Ebook “Samenwerken aan Resultaatverbetering”.

En ontdek hoe je vandaag nog kunt starten met Continu Verbeteren.

Voorbeelden van de PDCA cyclus in de praktijk.

Doordat de PDCA cyclus universeel is, kan deze in alle omgevingen waarin processen een rol spelen worden toegepast. Hieronder werken we twee praktijk voorbeelden uit.

Voorbeeld 1: PDCA cyclus binnen een facturatie proces.

Vera werkt op de administratie afdeling van een groot aannemersbedrijf. Ze is verantwoordelijk voor het versturen van de facturen voor alle projecten die bij particulieren zijn uitgevoerd. De afdeling Planning levert de benodigde informatie aan zodat Vera de juiste facturen kan maken. Zowel voor het aannemersbedrijf als voor de klanten is het belangrijk dat de facturen snel na afsluiting van een project worden verzonden. De doorlooptijd wordt daarom bijgehouden en heeft als resultaatdoel: alle facturen moeten binnen 10 werkdagen na het afsluiten van het project verstuurd worden naar de klant waar het project is uitgevoerd.

PDCA in een facturering proces

PDCA in een facturering proces

Plan:

deze week moeten er 76 facturen verzonden worden om te voldoen aan de doelstelling.

Do:

Vera verzendt de facturen op volgorde van binnenkomst.
In de praktijk stopt hier vaak de cyclus. Alle facturen die deze week niet verstuurd zijn, worden automatisch doorgeschoven naar volgende week. Hierdoor wordt al dan niet bewust geaccepteerd dat een volgende week de doelstelling mogelijk weer niet gehaald wordt.
Door actief te controleren of de doelstelling gehaald is, krijg je zicht op verbeteringen die vertraging in de toekomst kan voorkomen.

Check:

op vrijdagmiddag blijkt dat 5 facturen niet op tijd zijn verzonden.
Als onderliggende redenen geeft Vera aan:

  • Voor 2 facturen was het onduidelijk welke werkzaamheden van de offertes wel en niet zijn uitgevoerd
  • Voor 1 factuur konden de prijsafspraken niet teruggevonden worden
  • 2 facturen zijn op vrijdag blijven liggen omdat er geen tijd mee was om ze deze week te versturen.

Deze onderliggende redenen bieden volop kansen om het facturatieproces te verbeteren.

Act:

  • Maatregel om onduidelijkheden over uitgevoerde werkzaamheden te voorkomen: de afdeling planning controleert op maandagochtend voor elke factuur of de specificaties duidelijk zijn vermeld. Als er onduidelijkheden zijn, dan wordt per factuur gezocht naar de bronoorzaak hiervan en deze wordt direct gecorrigeerd.
  • De reden dat de prijsafspraken niet terug te vinden waren, is dat deze mondeling zijn overeengekomen. Met de accountmanagers wordt afgesproken dat mondelinge afspraken altijd via email worden bevestigd en in het administratiesysteem worden opgeslagen.
  • Vera wordt regelmatig door andere afdelingen gevraagd om “even bij te springen”. Hierdoor blijft haar werk liggen. Vera is van plan om de doelstelling voor het verzenden van facturen per week om te rekenen naar een doelstelling per dag. Ze kan andere afdelingen helpen op het moment dat ze haar dagdoelstelling heeft gehaald.

Door het nemen van aanvullende maatregelen in de Act fase, verkleint Vera de kans dat een volgende week de doelstelling weer niet gehaald wordt. Maar daarnaast heeft dit nog een aantal voordelen:

  • Vera maakt hiermee bespreekbaar waarom de maatregelen nodig zijn. Misschien bestond de afspraak over het vastleggen van mondelinge prijsafspraken al lang. Door te laten zien wat de gevolgen zijn als deze afspraak niet wordt nagekomen, ontstaat er meer begrip voor de noodzaak van deze werkafspraak.
  • Het maken en verzenden van facturen waarbij alle informatie voorhanden is, kost in de praktijk niet veel tijd. De meeste tijd gaat zitten in de facturen waarbij relevante informatie ontbreekt. De extra tijd voor dit soort “probleemfacturen” zou in de praktijk wel het tienvoudige kunnen zijn van de “probleemloze facturen”.  Denk je eens in hoeveel tijd en negatieve energie je kunt besparen als je het proces op dit punt verbetert.

Voorbeeld 2: PDCA cyclus als projectmatige aanpak.

Het voorgaande voorbeeld ging over een facturatieproces. De frequentie van dit proces is redelijk hoog en herhaalt zich meerdere keren per dan. Ook voor processen met een lagere frequentie kan de PDCA cyclus goed toegepast worden. Neem bijvoorbeeld het onderhoudsproces bij een productiebedrijf.

PDCA cyclus in Preventief Onderhoud

PDCA cyclus in Preventief Onderhoud

In dit bedrijf wordt elke productiemachine eens per jaar preventief onderhouden. Het onderhoud duurt 5 werkdagen waarin er in 2 ploegen gewerkt wordt. Aan het einde van de week wordt de machine weer overgedragen aan de productieafdeling. De Plan Do Check Act cyclus voor deze activiteit ziet er als volgt uit:

Plan:

voor elke onderhoudscyclus moeten verschillende zaken voorbereid worden. Materialen moeten worden besteld, de werkplanning wordt gemaakt en externe partijen worden gepland voor het specialistische werk. Deze werkzaamheden maken deel uit van de Plan fase.

Do:

in de Do fase worden de werkzaamheden uitgevoerd. Als iets niet gaat zoals gepland, dan wordt op dat moment naar een correctieve maatregel gezocht.

Check:

aan het einde van de week wordt met het hele team geëvalueerd hoe het deze week is gegaan. Wat ging goed en wat ging niet volgens planning? Voor alle afwijkingen wordt gekeken naar de oorzaken die tot deze afwijkingen hebben geleid.

Act:

in deze fase worden maatregelen genomen om de bronoorzaken van de afwijkingen weg te nemen. Deze maatregelen worden indien nodig meegenomen in de voorbereidende fase van volgende onderhoudscycli.
Op deze manier wordt elke onderhoudscyclus verbeterd op basis van hetgeen geleerd is in eerdere cycli. Het resultaat is dat de het onderhoud op termijn maar 4 werkdagen in beslag neemt. En misschien kan dit later nog wel verder worden teruggebracht.
Als we de Check en Act fase niet zouden doorlopen, dan zou de reductie van onderhoudstijd een stuk minder realistisch zijn.

Download nu gratis het Ebook “Samenwerken aan Resultaatverbetering”.

En ontdek hoe je vandaag nog kunt starten met Continu Verbeteren.

Tips voor het effectief toepassen van Plan Do Check Act.

 

Tip 1: onderschat de voorwaarden voor de PDCA cyclus niet.

Het doorlopen van de 4 fases in de PDCA cyclus lijkt misschien logisch en voor de hand liggend. Toch kan dit in de praktijk lastig zijn. De Plan en Do fase blijken vaak geen probleem. Zonder de activiteiten in deze fasen is er überhaupt geen resultaat. Lastiger wordt het als je tijd moet vrijmaken voor de Check en Act fase:

  • Veel organisaties zijn gericht op het boeken van resultaten. Als het werk eenmaal gedaan is, dan wordt alweer gedacht aan het starten van de volgende werkzaamheden.
  • Als je als organisatie naast het boeken van resultaten ook de resultaten wilt verbeteren, dan vraagt dit tijd en middelen die je niet anders kunt inzetten. Hier komt het verschil tussen korte en lange termijn doelstellingen om de hoek kijken. Als leidinggevende moet je de overtuiging hebben dat de activiteiten in de Check en Act fase op termijn zijn vruchten afwerpt. Daarnaast moet je ook nog eens prioriteit aan deze activiteiten geven. En dat is in de hectiek van alle dag best lastig.
  • Voor het preventief oplossen van procesproblemen (wat in de Act fase gebeurt), ben je vaak afhankelijk van meerdere disciplines in de organisatie. Effectieve samenwerking tussen deze disciplines is daarom cruciaal. Voor medewerkers die vooral binnen de eigen afdeling hebben gewerkt, kan dit als een uitdaging of als belemmering worden ervaren.
  • Het zoeken en wegnemen van oorzaken voor procesproblemen zijn vaardigheden die anders zijn dan de vaardigheden die je in de Plan en Do fase nodig hebt. Je kunt een expert zijn in de Plan en Do fase, maar tegelijk een beginneling in de Check en Act fase. Dit vraagt om een leiderschapsstijlen als coaching en ondersteuning. En laat dit nu net de stijlen zijn die door veel leidinggevenden weinig worden toegepast.

Het is verstandig om je bewust te zijn van bovenstaande punten.
Later meer over de voorwaarden voor het verbeteren van resultaten volgens de PDCA cyclus.

Tip 2: maak de cyclus visueel en expliciet.

Het doorlopen van de verschillende fases in de PDCA cyclus vraagt verschillende vaardigheden van alle betrokkenen. Vooral bij het starten met het werken volgens PDCA is het verstandig de cyclus per onderwerp visueel te maken.
Maken jullie gebruik van actielijsten? Schrijf per actie dan op of het gaat om een activiteit in de Plan, Do, Check of Act fase.
Plan daarnaast overlegmomenten om processen te evalueren. De centrale vraag in dit overleg is: “wat ging er niet volgens plan”. De antwoorden hierop vormen de input voor de Act fase waarin je de oorzaken van deze afwijkingen probeert weg te nemen.

Tip 3: gebruik de taal regelmatig.

Probeer in gesprekken over werkprocessen termen te gebruiken die aansluiten bij de PDCA cyclus zoals:

  • Fijn dat je het probleem hebt opgelost, maar weet je ook wat de oorzaak van het probleem was?
  • Wat zouden we kunnen doen om dit probleem in de toekomst te voorkomen?
  • Ik stel voor dat we volgende week dit proces eens goed gaan evalueren (Check).
  • Dat klinkt als een goede oplossing voor dit proces probleem. Hoe zouden we deze oplossing goed kunnen borgen voor de toekomst (Act)

Welke ervaringen heb jij met de PDCA cyclus? Wat werkt volgens jou goed en hoe kun je collega’s in organisaties meenemen in deze manier van werken? Ik ben benieuwd. Laat jouw reactie achter in de commentaren hieronder.

Download nu gratis het Ebook “Samenwerken aan Resultaatverbetering”.

En ontdek hoe je vandaag nog kunt starten met Continu Verbeteren.

Heeft u vragen?

Neem gerust contact op met Jan Sikkema. Hij vertelt u graag meer over onze werkwijze.

Jan Sikkema
Proces Optimist – LSS Black Belt

06 55 717 488
Contactformulier