Tijdens het voeren van coachingsessies met mijn klanten, blijkt vaak in het begin dat de term procesprobleem best abstract is. Wat zijn procesproblemen eigenlijk? En wat is het verschil tussen symptoombestrijding en het bij de bron oplossen van deze problemen?

Als dit soort vragen spelen, dan vind ik het wel zo makkelijk om een vergelijking te maken met een alledaagse situatie. Voor de vragen rondom procesproblemen gebruik ik daarom de vergelijking met onkruid.

In dit artikel deel ik deze vergelijking graag met je.

Procesproblemen

Net als onkruid zijn procesproblemen situaties die je niet graag wilt tegenkomen. Procesproblemen leiden tot effecten die nadelig zijn voor de doelstellingen die je met jouw proces nastreeft.

Vorige week kwam 1 van mijn cursisten naar me toe met het volgende voorbeeld:
In het proces waar zijn medewerkers dagelijks mee werken, worden zakjes geproduceerd die bestaan uit twee lagen folie met daartussen een kartonnen label. De start van het proces bestaat uit een rol met deze drie lagen. Na het afrollen van dit materiaal wordt de productbaan gesneden, gevouwen en gelijmd zodat een zakjes ontstaan die verderop gevuld kunnen worden.

Normaal gesproken loopt dit proces goed, maar de laatste dagen leidt het vouwen van de zakjes tot problemen. Het procesprobleem houdt in dat de vouw in 5 van de 100 gevallen niet volgens specificatie gemaakt wordt. De effecten hiervan zijn 5% afkeur van zakjes, verstoringen verderop in de machine en frustraties bij de medewerkers omdat ze telkens moeten ingrijpen.

Vergelijk deze situatie nu eens met een stuk onkruid.

Je kunt het steeltje van het onkruid zien als het procesprobleem: 5% van de gevouwen zakjes vallen buiten specificatie die voor de vouw zijn gesteld.

De blaadjes zijn de effecten:

  • Afkeur van producten
  • Verstoringen verderop in de machine
  • Frustraties bij medewerkers

Een situatie die duidelijk nadelig is voor het behalen van de doelstellingen die voor het proces gesteld zijn.

Mijn cursist, in dit geval de leidinggevende van het proces voor de zakjes, gaf toe dat hij zijn medewerkers tot dusver altijd aanmoedigde om het probleem op te lossen door instellingen van de machine te veranderen. Een reactie die ik veel vaker in productie omgevingen zie. De natuurlijke reactie van medewerkers is vaak: instellingen veranderen om zo proefondervindelijk een situatie te vinden die minder tot verstoringen leidt. Soms werkt dit, maar vaak zie je na verloop van tijd weer dezelfde procesproblemen ontstaan.

Werk jij ook in een productie omgeving, dan herken je deze situatie vast wel. En zelfs als je in een omgeving met vooral administratieve processen werkt, dan kun je met enig inlevingsvermogen vast vergelijkbare situaties bedenken.

 

Symptoombestrijding

Probeer je een procesprobleem op te lossen door het proces lokaal aan te passen, dan is er in de meeste gevallen sprake van symptoombestrijding. We proberen het probleem, of de effecten ervan, te camoufleren in de hoop dat het proces daarna beter verloopt. Maar eigenlijk zeggen we daarmee dat we niet goed weten wat de onderliggende redenen van het probleem zijn. Laat staan dat we de bronoorzaak kennen.

Ook dit kun je vergelijken met het stukje onkruid. De onderliggende redenen en de bronoorzaak zijn verscholen onder het aardoppervlak. Je zal zorgvuldig te werk moeten gaan om het onkruid met wortel en al te verwijderen. Doe je dit niet en begin je ongecontroleerd te schoffelen, dan verwijder je wel het zichtbare deel van het onkruid, maar vroeg of laat, steekt het weer de kop op. Dit geldt voor procesproblemen ook.

Voor het vinden van onderliggende oorzaken voor procesproblemen, gebruik ik in mijn trainingen en coaching sessies een techniek die ik de PBA methode noem. PBA staat voor Probleem Bronoorzaak Actie.

 

Bronoorzaak

Nu ben je misschien benieuwd wat de bronoorzaak voor het probleem met de zakjes machine was. Nou, tijdens het toepassen van de PBA methode kwamen we er achter dat er regelmatig lijm in het vouwgebied zat. Deze lijm wordt op een andere afdeling aangebracht op het kartonnen vel om er zo voor te zorgen dat dit velletje recht tussen de twee lagen folie blijft liggen. De lijmkop die de lijm aanbrengt, is door een medewerker na onderhoud precies op die plek gezet. Er is wel een instructie geschreven hoe de lijmkop geplaatst moet worden, maar hierin staat niet vermeld waar deze wel en niet mag zitten. Hiermee hebben we de bronoorzaak te pakken. De P en B van de PBA methode is dus bekend. De Acties waren vervolgens:

  • Correctieve actie: de lijmkop 2 cm verplaatsen
  • Preventieve actie: in de instructie opnemen waar de lijmkop geplaatst moet worden
  • 2e preventieve actie: de machine zo aanpassen dat de lijmkop niet op de verkeerde positie geplaatst kan worden.

Hiermee hebben we de bronoorzaak voor het procesprobleem weggenomen. Het procesprobleem kan hierdoor dus niet terugkeren. En de instellingen voor de zakjes machine? Deze zijn niet aangepast.

Als jij nou ook voorbeelden hebt van procesproblemen en hoe je deze bij de bron hebt opgelost, laat dan jouw voorbeeld dan achter in de opmerkingen hieronder. Op die manier kunnen we er allemaal van leren. Ik lees graag jouw reactie.

Download nu gratis het Ebook “Samenwerken aan Resultaatverbetering”.

En ontdek hoe je vandaag nog kunt starten met Continu Verbeteren.