Verbeteren van een facturatieproces

Type organisatie

Opleider en detacheerder

Aanleiding

De klanten van deze organisatie klagen regelmatig over onjuiste facturen en facturen die pas laat worden ingediend. Naast vele discussies en uitzoekwerk leidt dit tot een verslechtering van de klanttevredenheid. Daarom wil men het facturatieproces verbeteren. Sander is 1 van de medewerkers op de administratieafdeling en is voor de komende maanden voor 25% van zijn tijd vrijgespeeld om het proces te verbeteren.

Aanpak

Na een telefonische intake met Sander en zijn leidinggevende hebben we een dagdeel gepland om samen een concrete probleem- en doelstelling te formuleren. We hebben de basisstappen van de Lean Six Sigma verbetermethodiek besproken en verder ingezoomd op de tools die ons kunnen helpen bij het in kaart brengen van de problemen binnen het facturatieproces.

Gebruikte tools en methodieken

Probleem– en doelstelling 

RACI
VOC-CTQ
SIPOC
90 dagen planning

Sander heeft met coaching van Proces Optimisten en samen met zijn collega’s de grootste procesproblemen in kaart gebracht.

Vervolgens ontdekten we gezamenlijk de kracht van de A3 methode tijdens een 2 uur durende workshop. Met deze methode, die is gebaseerd op Plan Do Check Act, is de afdeling onder leiding van Sander aan de slag gegaan. Sander plande voor de opvolgende weken 1 uur telefonische coaching met ons om de voortgang en de vervolgstappen te bespreken.

Gebruikte tools en methodieken

Workshop A3 methode

Root Cause Analyse

Visgraat diagram

Coaching op afstand

Resultaat

• Naast een reductie in doorlooptijd van 35% is het aantal klantklachten mbt de facturatie gereduceerd met 60%.
• Sander en de medewerkers van de administratieafdeling kunnen zelfstandig de A3 methode toepassen om zo ook andere processen binnen de afdeling te verbeteren.